11.03.2021

80/20: das Pareto-Prinzip

Wie kluge Prioritäten Ihren Tag verbessern

Wer kennt es nicht. Wenn es um die Themen Führen, Zeitmanagement und vor allem Homeoffice geht, werfen viele Spezialisten mit Fachbegriffen und aus dem Hut gezauberten Prinzipien und Regeln um sich. Viele davon sind - unter uns gesagt - an den Haaren herbeigezogen und können oft nur in speziellen Situationen angewandt werden.

Bei proAct konzentrieren wir uns auf Tipps und Tricks, die einfach und vielseitig einsetzbar sind. Wir sind Freunde von Effizienz und Zufriedenheit. Denn positiv gestimmte und geforderte Mitarbeiter*innen sind es, die das Unternehmen vorantreiben.

Ein Prinzip, das wir oftmals empfehlen und selbst anwenden, ist das Pareto-Prinzip - auch bekannt als 80/20-Regel. Die Besonderheit bei der beliebten Methode: es gibt keine Universallösung, keinen Blankobogen und keine Vorschrift, wie sie anzuwenden ist. Vielmehr geht es darum, die Funktionsweise zu verinnerlichen und in den Alltag zu integrieren.

Und so siehts aus:
Ihnen ist sicherlich bewusst, dass manche Aufgaben leicht und schnell von der Hand gehen. Ohne Mühe und Anstrengung pflügen wir durch den Berg an Aufgaben und fragen uns, wieso wir am Vortag eigentlich so gestresst waren. Bei diesen Aufgaben handelt es sich meist um 80% der To Do’s, die wir in rund 20% unserer Tageskapazität erledigen können.

Die restlichen 20% sind die unliebsamen Aufgaben, die uns an die Kapazitätsgrenzen bringen. Die sich nicht wie von selbst erledigen, sondern uns vielmehr fordern und beanspruchen.

Ironischerweise ist es so, dass diese 20% der To Do’s die restlichen 80% des Arbeitstages in Anspruch nehmen. Und nicht nur das: auch ungeplante Vorkommnisse schleichen sich in diese 80% der Tageskapazität.

Wie gehen wir also vor?
„Viel hilft viel“ ist im Arbeitsalltag oftmals der falsche Ansatz. Vielmehr gilt es, seine Arbeitskraft konzentriert einzusetzen. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach folgenden Richtlinien:
Welche Deadlines müssen eingehalten werden?
Welche Aufträge bringen mich am effizientesten an mein Ziel?
Welche Daily/Weekly/Monthly Aufgaben stehen an?
Was kann ich delegieren?
Was kann ich schieben?

Konzentrieren Sie sich also zunächst auf die produktiven 20% des Tages, um Ihre Effizienz zu steigern. Sie sollten allerdings folgende Fehler vermeiden:
Erwarten Sie nicht von jedem Tag 100%!
Auch die „unliebsamen 80%“ sind wichtig

Was wir daraus lernen sollen:
Es ist völlig okay und normal, dass wir ins Stocken geraten. Manche Angelegenheiten fallen einfach unter die Kategorie „Zeitfresser“. Am Wichtigsten ist, in den 80% des Tages einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse einzubauen. Wer diesen Puffer zu eng kalkuliert oder gar außen vor lässt, kommt schnell ins Schleudern - und dieses Schleudern blockiert die Produktivität der tollen 20% des Tages. Und nicht vergessen: ein Tag kann auch produktiv und hervorragend sein, wenn nur 70% abgerufen werden.

Wenn wir Sie bei der Strukturierung Ihrer Teams unterstützen können - zögern Sie bitte nicht, uns anzusprechen! Als Personal- und Unternehmensberater sind wir in allen Bereichen aktiv, die Ihre und die Produktivität Ihres Teams steigern.